Pregunta a un distribuidor cómo llegan los pedidos y la respuesta suele ser 'por todas partes': una llamada al comercial, una foto por WhatsApp de una lista escrita a mano, un email con una hoja de Excel. Cada pedido se vuelve a teclear en el ERP, el stock se comprueba después y el precio es el que el comercial recordaba.
Un portal B2B es un sistema privado de pedidos donde cada cliente entra, ve sus propios precios y condiciones, pide sobre stock real y sigue facturas y entregas. Parece una tienda online pero funciona con reglas completamente distintas. Esta guía cubre cuáles son esas reglas y cómo introducir un portal sin perturbar las ventas.
Qué diferencia un pedido B2B de una tienda online
Precios por cliente: cada grupo de distribuidores, región o tramo de volumen ve su propia tarifa, con precios de contrato, escalados por cantidad y promociones aplicados automáticamente. Crédito y condiciones de pago: el portal muestra saldo, facturas vencidas y límite de crédito, y envía a aprobación los pedidos que superan el límite en lugar de rechazarlos.
Lógica de unidades: cantidades mínimas, múltiplos de caja y palé, envíos parciales y pendientes. Flujos de aprobación: pedido → confirmación comercial → almacén → factura, cada paso visible para el cliente. Pedido rápido: pegar referencias, repetir el último pedido, subir una hoja de cálculo, escanear códigos de barras desde el almacén.
Quién se beneficia más
Fabricantes y distribuidores que venden a través de redes de distribuidores; negocios con pedidos recurrentes de muchas referencias —recambios, envases, hostelería, materiales de construcción, cosmética, textil—; empresas con comerciales de campo que toman pedidos en una tableta junto al cliente; y exportadores cuyos distribuidores extranjeros necesitan precios en su moneda e idioma.
La señal es sencilla: si tu equipo pasa el día tecleando pedidos en lugar de ganándolos, el portal se paga solo con el tiempo comercial liberado.
La integración que lo decide todo
Un portal sin integración con el ERP o la contabilidad solo traslada el problema de reteclear a otra pantalla. Pedidos, clientes, precios, stock y facturas deben sincronizarse en ambos sentidos: el portal lee stock y precios en tiempo real, el ERP recibe pedidos y devuelve el estado de factura y envío.
Añade WhatsApp para lo que los distribuidores ya hacen: un mensaje que dice 'envíame 50 cajas de X' se convierte en borrador de pedido con un clic del comercial, y las confirmaciones y avisos de entrega vuelven automáticamente. El canal sigue siendo familiar; el proceso deja de ser manual.
Implantación sin interrupciones
Empieza con el análisis de procesos: grupos de distribuidores, reglas de precios, pasos de aprobación, puntos de integración. Limpia los datos maestros —catálogo, fichas de cliente, saldos actuales— antes de que se acerquen al portal. Lanza una primera versión con pedidos, precios, stock y vista de cuenta a un grupo piloto de distribuidores afines.
Después, integraciones, notificaciones, modo comercial de campo e informes, seguidos de un despliegue por fases con formación a los distribuidores. La mayoría de primeras versiones entran en producción en pocos meses según el alcance; el feedback del piloto marca lo que viene después.
¿Plataforma B2B estándar o desarrollo a medida?
Si tu catálogo y tus precios son simples, una plataforma B2B estándar es un arranque rápido. Los precios por distribuidor, el stock en varios almacenes, las aprobaciones complejas y la integración profunda con un ERP existente suelen inclinar la decisión hacia un desarrollo a medida que es tuyo por completo. Nuestro artículo 'comprar o construir' recorre la comparación a tres años.
En la práctica muchas empresas hacen las dos cosas: la contabilidad estándar se queda en el paquete estándar; el portal, la app de campo y la experiencia del distribuidor son a medida porque ahí está la diferencia competitiva.
Puntos clave
- Un portal de distribuidores no es una tienda online: precios, crédito, unidades y aprobaciones siguen reglas B2B.
- La integración bidireccional con el ERP marca la diferencia entre automatizar y reteclear en una pantalla más bonita.
- Mantén WhatsApp en el circuito: convierte mensajes en pedidos en lugar de luchar contra el hábito.
- Piloto con distribuidores afines, datos maestros limpios primero, despliegue por fases.
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